Come lavorare meno (e più sereni) con le leggi di Pareto e di Parkinson

Legge di Parkinson, Legge di Pareto

Uno degli aspetti che caratterizza chi lavora nel digitale, soprattutto chi è freelance o chi sta avviando una propria attività, è la miriade di task con cui ci dobbiamo confrontare e, spesso, la mancanza di tempo o la scarsa capacità di pianificare le nostre giornate per dedicarci veramente ai progetti con la maggiore priorità. 

Bene, nel post di oggi, troverai qualche consiglio su come lavorare meno e con più serenità. 

Il post che leggerai oggi è stato scritto da Giacomo di Super Good Life – un sito che ti aiuta a passare dalla teoria alla pratica se vuoi diventare più felice al lavoro. 

La parola a Giacomo.


Hai le giornate sempre piene? Sei sicuro che tutte le attività che fai siano degne del tuo tempo e del tuo stress?
Quanto spesso metti in discussione l’importanza dei clienti e dei progetti su cui lavori?

Per i primi 4 anni della mia vita da professionista mi sono riempito le giornate di lavoro da fare. Davo per scontato di dover lavorare 8 ore al giorno (o più) a prescindere dalla quantità di cose da fare.

Poi ho letto il libro “4-Hour Work Week” di Tim Ferriss e ho scoperto due leggi che da allora mi aiutano a lavorare meno e in modo più felice.

Qui ti spiego come funzionano e come possono aiutarti nel tuo lavoro da libero professionista o imprenditore.

Questo non è un articolo da leggere e basta perché dovrai fare delle riflessioni mentre leggi. I requisiti consigliati sono:

  • Carta e penna a portata di mano
  • 15 minuti di tempo ininterrotto
  • Voglia di mettersi in gioco

Pronto?
Via!

La legge di Parkinson

Non ha niente a che vedere con il morbo. E’ una osservazione fatta da un signore americano dopo aver notato che nella pubblica amministrazione lo staff non era mai abbastanza.
Anche aumentando il personale e tenendo uguale il lavoro da fare lo staff si trovava sempre impegnato al 100%

La legge recita così:
“Il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo.”

Ti riconosci? E’ la magia della scadenza imminente.
Se ti do 24 ore per fare un progetto la pressione del tempo ti fa concentrare su quello che conta e poi lo consegni (entro certi limiti ovviamente…)
Se per lo stesso progetto ti do una settimana, inizi a inventarti cose extra che non contano veramente.
Se poi ti do un mese… insomma dovresti conoscere la storia.
Io almeno la conosco perché per anni sono stato vittima inconsapevole di questa legge.

In pratica… come ti può aiutare
Prova a fare una lista delle attività che hai fatto di recente.
Parti da quella fatta prima di iniziare a leggere questo articolo, poi vai indietro fino a quando hai almeno 10-20 righe

Poi per ogni riga chiediti:

  • Cosa ci hai guadagnato nel farlo?
  • Se non l’avessi fatta, che conseguenza ci sarebbe stata?
  • E se l’avessi fatta solo a metà? (o comunque tralasciando alcuni dettagli)
  • A 1 settimana di distanza, questa cosa farà ancora la differenza?
  • E a 1 mese e 1 anno?

Fatto?
Cosa pensi del risultato?

Nel mio caso a forza di fare questo esercizio ho scoperto che:

  • Spesso ero “attivo” ma non “produttivo o efficace”
  • Mi inventavo cose triviali o facili per sfuggire a quelle importanti
  • Ero più concentrato sul mostrare di aver lavorato… piuttosto che nel mostrare risultati

Spero che questo esercizio ti sia stato utile, ora passiamo alla seconda e ultima legge.

La legge di Pareto

Questa viene da un economista che aveva osservato che l’80% della terre italiane erano proprietà del 20% della popolazione. Questa osservazione da sola non è particolarmente interessante, ma vari ricercatori dopo di lui hanno visto questo pattern in tanti altri campi.
In breve la legge recita:
“L’80% degli effetti proviene dal 20% delle cause”

Se sei un tipo visivo come me ecco un diagramma:

legge di pareto

In altre parole: gran parte dei risultati proviene da una piccola parte degli sforzi.
Nella mia esperienza il rapporto a volte è ancora più estremo: 90/10 o addirittura 95/5. In ogni caso il principio non cambia.

Vediamo come puoi applicare questa legge concretamente in vari aspetti della tua attività.

80/20 con il tempo e le priorità
Un modo estremo di applicare questa regola è ridurre drasticamente il tempo che ti dai a disposizione per lavorare.
Per esempio immagina di avere un infarto dopo il quale il medico ti dice che da domani puoi lavorare solo 2 ore al giorno. Come useresti le due ore di domani?

Per rispondere a questo tipo di domanda devi fartene un’altra: “Quali di queste attività mi porta più risultati?”. Che detta così sembra una domanda banale ma io per troppo tempo non me la sono mai fatta in modo sistematico… tu forse sì?

Ora che hai la risposta a questa domanda prova a iniziare la giornata di domani con queste attività. Da quando lo faccio certi giorni concludo più cose nelle prime 2 ore che nelle restanti 3-4.
A proposito: puoi lasciarti un foglietto con l’attività da fare sulla tastiera quando chiudi la giornata questa sera; così sarai sicuro di non perdertelo o distrarti con altre cose quando inizierai a lavorare domani.

80/20 con un progetto: un esempio
Puoi provare ad applicare lo stesso principio nei progetti o attività che fai.
Parti con la lista delle cose da fare sulla colonna di sinistra e dei risultati attesi sulla colonna di destra. Poi prova a disegnare delle righe tra lavoro e risultato.. e vedere se ci sono attività che puoi trascurare.

Ad esempio l’altro giorno stavo lavorando alla contabilità e una delle attività più “time-consuming” è la riconciliazione tra i movimenti bancari e il software gestionale (incluso il tanto odiato recupero delle ricevute).
Prima di entrare nel magico mondo di Pareto affrontavo questa attività registrando le spese in ordine “cronologico” e mi ci volevano 6-7 ore di lavoro per fare un trimestre di contabilità

Ora invece le ordino per importo e parto da quelle più grandi e ignoro completamente le spese sotto la soglia dei 5€
Queste spese piccole sono tante (quindi richiedono tanto tempo) ma tutto sommato fanno meno del 20% delle mie spese.
Decidendo di non registrarle ci metto solo 2 ore e il risultato (le spese che posso scaricare) cambiano solo di poco.

80/20 con lo stress e il portfolio clienti
Qual è il 20% dei tuoi clienti che porta l’80% del fatturato?
Qual è il 20% dei clienti/attività che ti porta l’80% dello stress?

Per rispondere a queste domande serve un po’ di lavoro e concentrazione.
Prenditi il tempo giusto. Ricorda che non è importante essere precisi.
Puoi usare un rating da 1 a 5 per lo stress, mentre per il fatturato ovviamente puoi usare dei numeri.

Come sono i tuoi rapporti? Riesci a vedere la minoranza di clienti che porta la maggioranza di fatturato e/o stress?

Può essere che tu abbia (come me) dei progetti molto redditizi e molto stressanti. In questo caso fatti una domanda e datti una risposta tu.
Per tutti gli altri prova a chiederti:
Cosa succederebbe se “tagliassi” l’80% dei clienti che mi portano il 20% del fatturato?
Idem per tagliare il 20% dei clienti/attività che ti portano l’80% dello stress

In particolare per le attività stressanti puoi farti una NOT to do list; una lista di cose da evitare di fare in futuro.

Lo so che lasciare andare clienti e progetti non è mai piacevole.
Se ti può aiutare a prendere azione pensa a queste 2 cose:

  • Il costo opportunità: in altre parole stando impegnato su questo cliente ti stai perdendo opportunità perché il tuo tempo e la tua attenzione sono occupati.
  • Lo stress a cui dirai addio lasciando questo cliente/progetto

Insomma credo sia un po’ come potare una pianta: ogni tanto fa bene dare ossigeno (o almeno credo, non ho il pollice verde ma mi piaceva l’immagine…)

Con questa metafora ti lascio così puoi tornare a fare cose che contano.

Spero che l’articolo ti sia stato utile e ti sia piaciuto.
Se poi me lo fai sapere nei commenti o lo condividi mi rendi ancora più felice. Usa pure i tasti qui a lato per condividerlo sui tuoi social network. 

Fai una super buona giornata
Giacomo

 

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